10 FEHLER, DIE IHR BEI DER HOCHZEITSPLANUNG UNBEDINGT VERMEIDEN SOLLTET!

Eine Hochzeit soll der schönste Tag im Leben sein, aber bei der Planung lauern viele Fallen.

Hand aufs Herz: Eine Hochzeit zu planen fühlt sich manchmal an wie „Level 100 ohne Anleitung“. Pinterest voll, Kopf voll, To-dos überall… und plötzlich hängt die Stimmung an Serviettenfarben.

Ich bin Vivian, Hochzeitsplanerin seit über 8 Jahren und ich verspreche dir, du musst keine 10 Fehler bei der Hochzeitsplanung machen: Es geht auch anders: strukturiert, entspannt und trotzdem mit Gänsehaut. :)

In diesem Artikel räumen wir mit den klassischen Planungsfallen auf, in die echt viele Paare tappen (no shame, passiert ständig!).

Ich spreche hier nicht in Theorie, sondern aus echten Hochzeiten: Tränen vor Rührung statt Tränen vor Frust, ein Ablauf, der läuft, und Entscheidungen, die sich gut anfühlen... für euch, nicht für „man macht das so“. Ready?

Fehler 1: Ohne klares Budget losrennen

ist kein Budget. Ohne Rahmen verfliegt Geld schneller als Konfetti im Wind und am Ende müsst ihr bei den wichtigen Dingen kürzen.

Woran du’s merkst:

• Angebote wirken „eh ähnlich“, also wird nach Bauchgefühl zugesagt.

• Hidden Costs (Überstunden, Technik, Anfahrt) tauchen nach der Buchung auf.

• Der Look passt, aber das Gefühl „Uff, wird teuer“ sitzt mit am Tisch.

So macht ihr’s besser (quick & easy):

• Budget in Töpfe splitten: Location/Catering (40–50 %), Foto/Video (10–15 %), Musik/Entertainment (8–12 %), Floristik/Deko (8–12 % oder auch mal mehr je nach Konzept), Papeterie/Ringe/Outfits/Beauty/Transport etc. plus 10 % Puffer.

• Top-3 Prioritäten definieren (z. B. „Essen, Musik, Foto“). Diese Töpfe sind „heilig“. Alles andere ist verhandelbar.

• Vergleicht Äpfel mit Äpfeln: Fordert immer gleiche Leistungsumfänge an (Stunden, Personal, Anfahrten, Auf-/Abbau, Technik, Nachtzuschläge), damit Angebote wirklich vergleichbar sind.

• Vertrag lesen wie ein Profi: Zahlungsplan, Storno, Überstunden, Sperrstunde, Korkgeld, GEMA, Reinigung – klärt’s vor der Unterschrift.

Pro-Tipp:

Tragt alle Fixkosten in eine simple Tabelle (Google Sheets reicht) und lasst den Puffer sichtbar mitlaufen. Wenn ein Posten teurer wird, gleicht ihr bewusst woanders aus... nicht „irgendwie“.

Fehler 2: Zu spät starten

Famous last words von sooo vielen Paaren.

Das Ding ist: Hochzeitslocations und Top-Dienstleister*innen sind nicht Next-Day-Prime.

Die wirklich gefragten sind 12–18 Monate vorher weg. Kein Witz.

Woran du’s merkst:

• Lieblingslocation? Schon dreimal ausgebucht.

• Lieblings-DJ? Schon 8 mal für das Datum angefragt worden.

• Fotograf? Nur noch Termine unter der Woche frei.

So macht ihr’s besser:

• Fangt bei den Big 3 an: Location, Fotograf:in, Musik. Der Rest baut sich drumherum.

• Legt einen groben Ablaufrahmen fest (z. B. „im Juli 2026 festlegen“ statt „irgendwann mal“).

• Plant lieber früh und streicht nachher Dinge wieder raus, als dass ihr im letzten Moment panisch improvisiert.

Fehler 3: Alles alleine machen wollen

Pinterest-Boards, Excel-Tabellen, 200 offene Browser-Tabs… und plötzlich habt ihr keinen Schlaf mehr, aber dafür Streit. 🙃 Hochzeitsplanung ist kein Solo-Game, sondern Teamwork.

Woran du’s merkst:

• Ihr seid 24/7 im „Wedding Talk“ und keiner von euch kann mehr abschalten.

• Die To-do-Liste wird länger statt kürzer.

• Ihr fangt an, euch über Kerzenhalter anzuzicken.

So macht ihr’s besser:

• Aufgaben abgeben: Trauzeugen, Familie, Freunde... gebt ihnen kleine Verantwortungen.

• Profis ranlassen: Ein:e Hochzeitsplaner:in oder Koordinator:in spart euch Zeit, Geld und Nerven (ja, Eigenwerbung, aber halt auch Wahrheit).

• Me-Time einbauen: Nicht jeder Abend muss Hochzeitsbrainstorming sein. Ihr seid noch ein Paar, nicht nur Projektleiter.

Pro-Tipp:

Überlegt... Was stresst euch am meisten? Das sind genau die Punkte, die ihr outsourcen solltet. Nobody wins, wenn ihr euch über Papeterie-Schriften oder Mietstühle zerlegt.

Fehler 4: Falsche Location wählen

Und dann kommt ihr hin, und die Fensterbretter sind voll mit toten Fliegen. True Story. Viele Paare verlieben sich in die Optik einer Location, aber übersehen die Basics.

Woran du’s merkst:

• Der Service wirkt eher genervt als gastfreundlich.

• Tischwäsche ist ungebügelt, Gläser "blind".

• Kein Plan B bei Regen, keine klare Antwort auf „Wann dürfen wir rein?“

So macht ihr’s besser:

• Checkt die Location mit allen Sinnen: Wie riecht’s? Wie sieht’s in den Ecken aus? Wie reagieren die Leute auf euch?

• Fragt gezielt nach: Gibt’s parallel andere Veranstaltungen? Baustellen im Sommer? Nachtzuschläge fürs Personal?

• Achtet nicht nur auf „Hochglanzbilder“, sondern auf die Details vor Ort.

  
  

Pro-Tipp:

Nehmt eine Checkliste mit (ich hab da ein Freebie im Shop 💡).

Wenn ihr merkt, dass der/die Ansprechpartner:in euch abwimmelt → red flag.

Fehler 5: Zu straffer Ablaufplan

STOP.

Euer Hochzeitstag ist kein Militärmanöver. Wenn alles auf die Minute getaktet ist, bleibt null Raum für echte Momente.

Woran du’s merkst:

• Gäste hetzen von Punkt zu Punkt und haben keine Sekunde Luft.

• Alles läuft zwar „on time“, aber wirkt gehetzt und unromantisch.

• Ihr selbst seid den ganzen Tag nur im Tunnel.

So macht ihr’s besser:

• Plant Pufferzeiten ein... Trauung dauert IMMER länger, Umarmungen dauern länger, Essen dauert länger.

• Lasst Raum für Spontanität: Gäste dürfen auch mal einfach chillen und Wein trinken, ohne dass sofort der nächste Programmpunkt ansteht.

• Denkt an euch: Ihr wollt euren Tag auch genießen und nicht nur durchrennen.

  
  

Pro-Tipp:

Ein guter Ablaufplan hat Rhythmus, aber keine Stoppuhr.

Ihr merkt den Flow, wenn Stimmung & Energie sich durchziehen,

ohne dass jemand das Gefühl hat, gehetzt zu werden.

Fehler 6: Wetter unterschätzen

Spoiler: doch, tut es. Und manchmal auch im August. Oder es knallt mit 35 Grad in der Scheune.

Viele Paare planen ihren Tag so, als wäre das Wetter ihr best friend, aber Mother Nature hat halt ihre eigene Stimmung.

Woran du’s merkst:

• Outdoor-Trauung ohne Zelt oder Plan B.

• Keine Sonnenschirme, keine Ventilatoren, kein Wasser bei Hitze.

• Gäste in Abendgarderobe stapfen durch Matschwiesen.

So macht ihr’s besser:

• Habt IMMER einen Plan B für Trauung & Feier.

• Checkt mit der Location: Gibt’s Überdachungen, flexible Räume, Zelte?

• Denkt auch an die Gäste: Wasser bei Hitze, Decken bei Kälte, Schirme bei Regen.

Pro-Tipp:

Ein Plan B nimmt euch nicht die Romantik, er gibt euch Sicherheit.

Und das entspannt euch, weil ihr nicht bis zum letzten Moment panisch den Wetterbericht checkt.

Fehler 7: Gäste hungrig lassen

Hunger killt Stimmung schneller als jeder schlechte DJ.

Ihr könnt die schönsten Reden, die beste Location haben, wenn Gäste hungrig und unterzuckert sind, kippt die Laune.

Woran du’s merkst:

• Zwischen Trauung und Kaffeezeit liegen drei Stunden ohne Snacks.

• Am Nachmittag gibt’s nur süßen Kuchen, aber nichts Herzhaftes.

• Der Mitternachtssnack kommt, wenn die Hälfte schon heim ist.

So macht ihr’s besser:

• Empfang = Snacks. Fingerfood, Canapés, Brezeln... irgendwas, das Energie gibt.

• Kuchen + Herzhaftes mischen, damit nicht alle gleichzeitig in Zuckerkoma fallen.

• Denkt an einen Mitternachtssnack, wenn ihr länger feiert.

  
  

Pro-Tipp:

Ihr müsst kein Luxus-Buffet hinstellen. Hauptsache, es gibt was.

Selbst eine kleine Snack-Station rettet die Stimmung.

Fehler 8: Zu sehr auf andere hören

Eltern, Freunde, Gäste... alle haben Meinungen. Am Ende fühlt es sich für viele Paare an, als würden sie eine Hochzeit für andere ausrichten, nicht für sich selbst.

Woran du’s merkst:

• Ihr diskutiert mehr über die Wünsche eurer Eltern als über eure eigenen.

• Dinge, die ihr eigentlich nicht wollt, tauchen plötzlich in der Planung auf.

• Ihr habt Angst, jemanden zu enttäuschen, und verliert dabei euch selbst.

So macht ihr’s besser:

• Erinnert euch immer wieder: Euer Tag, eure Regeln. Punkt.

• Kommuniziert klar, freundlich, aber bestimmt: „Wir haben uns entschieden, das so zu machen.“

• Holt euch Support: Trauzeugen oder Planer können unliebsame Diskussionen elegant abfedern.

  
  

Pro-Tipp:

Am Ende erinnern sich alle an die Stimmung, nicht daran, ob Tante Erna ihre Lieblingsblumen bekommen hat.

Fehler 9: zu viel DIY

Pinterest macht’s easy aussehen: Makramee, Candy Bar, selbst gemachte Kerzenständer.

Realität? Kleber überall, Zeit weg, und das Ergebnis sieht selten wie im Moodboard aus.

Woran du’s merkst:

• Ihr kauft Material auf Vorrat und gebt mehr Geld aus, als ihr dachtet.

• Eure Wochenenden bestehen plötzlich nur noch aus Bastelaktionen.

• Am Tag selbst muss die halbe Familie beim Aufbau ran. Stress pur.

So macht ihr’s besser:

• DIY nur für kleine, persönliche Details (z. B. Namensschilder, Willkommensschild).

• Große Projekte (z. B. Tischdeko für 100 Leute): lieber Profis.

• Kalkuliert realistisch: Zeit, Material, Nerven.

  
  

Pro-Tipp:

DIY ist mega für Herzmomente, aber nicht fürs ganze Konzept.

Weniger ist mehr und vor allem: stressfreier.

Fehler 10: An sich selbst nicht denken

Klingt banal, ist aber DER Klassiker. Ihr kümmert euch um alle Gäste, jedes Detail, jede Serviette und vergesst euch selbst. Ergebnis: Ihr steht am Hochzeitstag mit knurrendem Magen, Blasen an den Füßen und Null Minuten zu zweit da.

Woran du’s merkst:

• Ihr habt am ganzen Tag kaum Zeit für euch selbst.

• Ihr trinkt keinen Schluck Wasser und seid abends platt wie nach einem Marathon.

• Am Ende denkt ihr: „War schön, aber wir waren eigentlich nur beschäftigt.“

So macht ihr’s besser:

• Plant bewusst Pausen zu zweit ein. (First Look, Sunset-Shooting, kurzer Spaziergang).

• Esst & trinkt regelmäßig. Ich schwöre, so viele Paare vergessen es.

• Holt euch Support (Trauzeugen, Planer), die euch erinnern: „Setzt euch mal kurz hin.“

  
  

Pro-Tipp:

Ihr seid das Herz des Tages. Ohne euch läuft nix, also kümmert euch nicht nur um Gäste und Ablauf, sondern auch um euer eigenes Wohl.

Fazit

So viele dieser Fehler sind eigentlich easy zu vermeiden, wenn man sie einmal auf dem Schirm hat.

Und genau dafür bin ich hier: Damit ihr keine Stresshochzeit, sondern euren ganz eigenen Magic Day habt.

Wenn ihr tiefer einsteigen wollt: In meinem PDF „Die 50 ultimativen Wedding Planner Secrets“ findet ihr noch mehr Insider-Hacks, die sonst kaum jemand teilt (plus ein Bonus-Kapitel mit Profi-Tipps).

Eure Hochzeit darf entspannt, echt und 100 % ihr sein.