Bucht eine Hochzeitsplanerin! Aber warum eigentlich?

Einen Blick in die Aufgaben eines Weddingplaners, über die Vorteile und Aufräumen von Klischees!
Ein Beitrag von
Vivian Anna

Hey, schön, dass ihr auf meinem ersten Blog-Beitrag gelandet seid! 

Ich habe mir viele Gedanken gemacht, was wohl mein erstes Thema sein könnte und bin zu dem Entschluss gekommen, euch erstmal etwas über Hochzeitsplaner/Hochzeitsplanerinnen (auch Weddingplaner genannt) zu erzählen und wieso die Unterstützung von Profis euch so einen Mehrwert bietet.

Aber erstmal zum Anfang…

Woher kommt der Weddingplaner und was macht ihn aus?

Die Buchung eines Hochzeitsplaner/einer Planerin ist in Amerika schon fast „gang und gebe,“ und wie so viele Trends, „schwappt“ auch dieser Job nach Deutschland erfolgreich rüber.

Jedoch ist „Hochzeitsplaner“ / „Hochzeitsplanerin“ keine geschützte Bezeichnung und jeder, der darauf Lust hat, kann sich so nennen. Wie in jedem Job schleichen sich auch hier mal die einen oder anderen schwarzen Schafe ein.  Also Augen auf bei der Wahl eurer Unterstützung!

Ein professioneller Weddingplaner versteht eure Bedürfnisse und Wünsche. Er Ist aber auch zeitgleich absolut ehrlich dabei, ob sie realisierbar sind und ob der Planer/die Planerin an sich auch zu euch passt. Habt ihr euren Weddingplaner gefunden, sorgt dieser für einen rundum gelungenen Hochzeitstag und macht die Planung stressfrei und so angenehm wie möglich. 

Es ist ein freudiger Tag und die Planung dazu sollte auch Spaß machen.

Warum ist die Buchung eines Weddingplaners so vorteilhaft?

Natürlich (und jetzt schieße ich mir vielleicht mit dieser Aussage selbst ins Bein) kann man eine Hochzeit auch ohne Weddingplaner organisieren. Aber glaubt mir… es ist u.a. sooooo viel einfacher mit professioneller Unterstützung! Aber bevor ich hier lange Texte schreibe, splitte ich euch übersichtlich die wesentlichen Fakten auf, warum ein Weddingplaner absolut sinnvoll ist:

  1. Zeitersparnis (bis zu 200 Stunden!)
  2. Kostenersparnis (wie bewahren euch vor kostspieligen Fehlern)
  3. Nutzen von Kenntnissen über Locations & Dienstleistern
  4. Wir bieten Erfahrung, was den Ablauf und die gesamte Organisation betritt
  5. Ihr habt die Sicherheit nichts vergessen zu haben
  6. Absolute Budgetkontrolle
  7. Wir bieten ausgefallene und individuelle Ideen
  8. Freunde und Familie werden entlastet
Ich, kurz bevor die Gäste kommen. Der Sitzplan wurde auf eine rustikale Tafel geschrieben. (Bild: Hochzeitslicht)

Wann macht ein Weddingplaner Sinn?

Immer wieder merke ich bei meinen Brautpaaren, wie dankbar sie für die Unterstützung sind, gerade was die Zeitersparnis und die Expertise betrifft. Die meisten meiner Brautpaare sind voll berufstätig oder gar selbstständig, haben Kinder oder bauen ein Haus… Dass da die Zeit fehlt ist absolut nachvollziehbar. Außerdem haben mich viele meiner Brautpaare kontaktiert, nachdem sie Planungsschwierigkeiten hatten oder gar mit Irrtürmer und Unwissen gestartet sind und danach nicht weiter wussten. Aber das ist ja auch gar nicht verwerflich! Im besten Fall heiratet man 1 Mal im Leben und da fehlen natürlich die einen oder anderen Kenntnisse, auch wenn man schon als Gast auf Hochzeiten war. Außerdem geht es hier auch um viel Geld, welches man für dieses besondere Fest investiert und man möchte dann natürlich auch vorsichtiger sein und richtige Entscheidungen treffen. 

Auch im aufregendsten Moment fühlt sich mein Paar sicher! (Bild: Hochzeitslicht)

Jetzt räume ich mal auf! Vorurteile/Klischees?

Ach ja… wie fast überall sind auch wir Hochzeitsplaner/Hochzeitsplanerinnen mit Vorurteilen behaftet. Gern möchte ich euch ein paar Tatsachen näher bringen, denn einen Weedingplaner aufgrund von Vorurteilen nicht zu buchen, wäre sehr, sehr schade!

Weddingplaner sind viel zu teuer!

Professionelle Dienstleister haben ihren Preis, das ist wahr! Und ich finde, dafür müssen wir uns auch weder schämen noch rechtfertigen, nur begründen. Denn gute Arbeit sollte bezahlt werden und auch wir Planer/Planerinnen können nicht nur von Luft und Liebe leben. Aber natürlich möchten wir euer Budget nicht maßlos ausreizen, daher arbeiten viele Weddingplaner mit einem Prozentsatz des Gesamtbudgets (oft zwischen 10-15 %) oder verrechnen bestimmte Leistungen Pauschal oder in Stundensätzen. Man darf auch nicht unterschätzen, welche Ausgaben ihr ohne eine professionelle Unterstützung gemacht hättet. Weddingplaner kennen sich mit den Preisen bestens aus, ob für die Location oder bei den jeweiligen Dienstleistern. Wir wissen welche Preise normal, relativ hoch oder auch eventuell auffällig günstig sind. Wir prüfen Angebote und Verträge und bewahren euch vor kostspieligen Fehlern.

Die Erfahrung zeigt, Unwissenheit kann für Brautpaare teuer werden. (Bild: Rawpixel / Unsplash)

Mit einem Weddingplaner habe ich kein Mitspracherecht mehr!

Absolutely… NOT! Wir sind auf eure „Mitarbeit“ und starker Kommunikation sehr angewiesen, sonst können wir keine gute Arbeit machen. Wir müssen uns ein Bild machen, was ihr euch wünscht, was ihr euch vorstellt und was realisierbar ist. Natürlich sollt ihr uns vertrauen und uns einiges auch abgeben können. Aber letztendlich fallt IHR die Entscheidungen! Wir helfen euch u.a. „nur“, diese auch sicher treffen zu können. Außerdem müsst ihr besondere Herzensangelegenheiten ja auch gar nicht voll und ganz abgeben. Ihr bestimmt selbst, wo ihr Hilfe benötigt.

Hochzeiten planen wie Jennifer Lopez!

Na klar… 16 Stunden-Schichten in hohen Stöckelschuhen, Headset im Ohr und ein paar Anderen Anweisungen geben und es läuft ohne selbst einen Handschlag zu rühren! Unsere Termine bestehen nur aus Torte essen mit Brautpaaren und wenn die Hochzeit vorbei ist, sehen wir noch top gestylt aus und riechen nach Rosenwasser. Leider nein. Hochzeitsplanung und die Durchführung der Hochzeit ist schöne, aber auch harte Arbeit! Wir nehmen euch alle Arbeiten ab und ihr sowie eure Gäste kriegen nichts von dem mit, was hinter den Kulissen passiert, wir packen auch an! Wir sind nicht nur am Hochzeitstag dabei, wenn es los geht, sondern schon viele Stunden früher zum Aufbau und auch während der Planung, haben wir mehr als nur Tortenverkostungs-Termine. Unsere Bürotätigkeiten für euch gehen auch mal bis spät in die Nacht hinein und neben dem Job als Hochzeitsplanerin, sind wir auch eure gute Freundin, die gespannt mitfiebert und euch tröstet und auffängt, wenn etwas mal nicht nach euren Vorstellungen läuft.

Weddingplaner müssen alles können!

Und am besten auch das Wetter kontrollieren! Auch wir sind nur Menschen und es können immer kleine Pannen und „Wehwehchen“ passieren. Unsere Aufgabe ist es, damit umgehen zu können und die Herausforderung bestmöglich zu lösen, ohne dass ihr in Panik geraten müsst. Wir halten euch den Rücken frei! Aber dennoch ist es auch für euch als Brautpaar wichtig: versucht locker zu bleiben und alles mit Humor zu nehmen. Das ist euer TAG! Und selbst wenn ihr etwas länger zur Location braucht, weil die Bahnschranke unten ist und die Minuten dahin ziehen… eure Gäste haben sich denganzen Tag nur Zeit für euch genommen. 

Bei so einer leckeren Hochzeitstorte wartet man gern mal etwas länger! (Bild: Hochzeitslicht)

In Laufe der Zeit habt ihr mir einige Fragen gestellt. Hier meine Antworten!

Häufiger erhalte ich Fragen von Brautpaaren und anderen, die unsicher bei ihrer Planung oder generell nur Tipps für ihre eigene Hochzeit haben möchten. Ihr habt gefragt und ich antworte, sehr gerne!

Wie viel früher würdest du empfehlen mit der Planung einer Hochzeit anzufangen?

Mindestens 1 Jahr vorher sollte man mit derPlanung beginnen, wenn diese entspannt ablaufen soll. Sollte man eine spezielle Location im Blick haben oder auch ein Wunschdatum in der Hochsaison, dann auch gerne 1 ½ oder 2 Jahre vorher, wenn die Location z.B. sehr begehrt ist.

Wie bist du zu deinen Dienstleister-Kontakten gekommen?

Ich lernte viele Dienstleister auf Hochzeiten während meiner 3-jährigen Ausbildung als Veranstaltungskauffrau (spezialisiert auf Hochzeiten) kennen. Das war sehr gut für mich, denn so konnte ich die Dienstleister gleich in „Action“ kennenlernen und mir ein Bild von ihrer tatsächlichen Arbeit machen. Außerdem war ich sehr viel selbst mit einem Stand auf Hochzeitsmessen. Auch dort lernte ich viele Dienstleister kennen. Mittlerweile habe ich ein starkes Team an meiner Seite und viele tolle und inspirierende Dienstleister, mit denen ich gern zusammen arbeite.  

Wie bist du auf diesen Job gestoßen, was hat dich begeistert?

Ich habe vor 7 Jahren angefangen in der Eventbranche zu arbeiten. Relativ schnell wusste ich, ja, das macht mir Spaß! Aber ich wusste instinktiv, dass es Hochzeiten sein mussten. Ich liebe die Liebe und ich brauche das Gute und Schöne in meinem Leben. Und es gibt wohl kein schöneres Event, als dieses auszurichten und zu planen, welches den Liebenden und der Liebe gilt. Also direkt gesagt: dass ich diesen Job ausübe, ist reiner Eigennutz, denn er macht mich wahnsinnig glücklich. Dazu absolvierte ich eine Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau in einer Hochzeitslocation und machte danach eine Fortbildung zur offiziellen Hochzeitsplanerin (IHK) bei den Hochzeitsprofis.

Frühzeitige Planung ist alles, wenn man mit wenig Kompromissen seine Traumhochzeit feiern möchte. (Bild: Hochzeitslicht)

Was war die schönste Hochzeit, die du organisiert hast?

Das ist eine schwierige Frage…
Jede Hochzeit ist individuell und kaum eine vergleichbar mit der anderen.
Jede Hochzeit hat magische Momente, die in Erinnerung bleiben.

Jedoch erinnere ich mich besonders gern an eine Sommer-Hochzeit in 2016 zurück. Sie, Polizistin und er, Feuerwehrmann. Das war eine Action sage ich euch! Und das besonders Schöne daran, dass die Braut heute zu einer meiner engsten Freundinnen gehört. So ein Fest ist halt schon etwas sehr intimes und die lange Planungszeit schweißt manchmal doch etwas mehr zusammen, als man es eigentlich vorhat.

Ein Paar des Heldenmutes - Sie, Polizistin, und er, Feuerwehrmann. (Bild: Jacek Piotrowski)

Außerdem erinnere ich mich auch gern an meine Juli-Hochzeit in 2017 ebenfalls gern zurück. Mein Brautpaar nahm an dem TV-Format „4 Hochzeit & 1 Traumreise“ teil. Eine Russin und ein Afrikaner feierten im 20er Jahre Stil mit dem Farbschema Schwarz/Weiß direkt unter dem Fernsehturm und gewannen die Show mit einer lebhaften internationalen Hochzeit.

Angelique und Fernand, ein wunderschönes Paar. (Bild: Dimitrij Tiessen)

Gibt es etwas, was du an deinem Beruf nicht magst?

Oh ja… wie in jeder Branche gibt es schwarze Schafe. Auch heute noch begegne ich hin und wieder Dienstleister, die in dem jeweiligen Job einfach nichts zu suchen haben. Das kommt besonders dann vor, wenn die Brautpaare auf ihre eigenen Dienstleister bestehen, weil sie diese z.B. aus dem Bekanntenkreis kennen oder weil dieser besonders günstig ist. Manche Brautpaare sind da sehr „beratungsresistent“ und wenn am Hochzeitstag dann etwas schief läuft oder etwas unprofessionell vonstatten geht… dann dürft ihr dreimal raten wer Schuld hat. Dann heißt es nicht: „Was für ein schlechter DJ, Fotograf, Deko o. ä.“, dann heißt es: „Wie konnte das denn passieren, ihr hattet doch eine Hochzeitsplanerin?!“

Wie bekommst du immer wieder neue Ideen für die Brautpaare?

Tatsächlich lasse ich mich von den Brautpaaren selbst inspirieren. Jedes Brautpaar ist unterschiedlich und bringt seine ganz eigenen Besonderheiten mit. Dadurch darf und kann ich auch keine Standard-Konzepte schreiben. Das macht mir deshalb auch so viel Spaß. Nichts desto trotz muss auch eine Hochzeitsplanerin mit dem Trend gehen und daher immer auf den neusten Stand sein.

Mein tanzendes und glückliches Brautpaar auf dem Tempelhofer Feld. (Bild: Hochzeitslicht)

Was würdest du einer angehenden Hochzeitsplanerin raten?

MUTIG sein! Wenn DU diesen Job wirklich liebst und ausüben möchtest, dann trau dich etwas! Finde deinen Alleinstellungsmerkmal und habe keine Angst ihn durchzuziehen. Mir wurde am Anfang gesagt, ich solle mich bloß nicht selbstständig machen, von dem Job kann man nicht leben und das hat hier keine Zukunft. Aber wenn du wirklich etwas willst und dafür brennst, dann mach es! Das ist der erste und wichtigste Schritt Erfolg in etwas zu haben und auf Dauer auch glücklich zu sein. Auch ich habe am Anfang eine Portion Mut gebraucht und das verdanke ich auch Menschen, die ebenfalls an mich geglaubt haben. Eine starke Familie und echte Freunde haben mich in allem bestärkt. MUT, einen gut durchdachten Businessplan mit DEINEM ALLEINSTELLUNGSMEKRMAL und RÜCKHALT ist für den Anfang also wahnsinnig wichtig.

Machen unrealistische Vorstellungen von Brautpaaren deinen Beruf manchmal „nervig“?

An sich ist alles möglich! Oft macht nur das Budget des Brautpaares einen Strich in die Rechnung und manchmal tun sich die Paare schwer damit, das auch einzusehen und möchten dann an den falschen Stellen sparen. Das kostet mich manchmal viel Arbeit.

Was war deine schlimmste Situation als Hochzeitsplanerin?

Mir würden die anstrengendsten Situationen einfallen:

  1. Situation
    Das Brautpaar hat bei einem sehr unzuverlässigen Anbieter ihre Torte bestellt und die Torte ist einfach nicht angeliefert worden. Also bin ich schnell in die (zum Glück) nahegelegene Backstube gefahren, wo ich einen sehr alten und zerbrechlichen Mann erstmal von der Arbeitsplatte ablösen musste, da der arme Mann einfach nicht mehr in der Lage war, die Torte zu beenden. Ich, keine Ahnung wie man fachgerecht eine Torte dekoriert, habe mich rangesetzt und die letzten Deko-Elemente platziert und in die Location gebracht. Es ging alles gut aus. Das war übrigens meine ERSTE eigene Hochzeit. Was für ein Start, das sage ich euch!
  2. Situation
    Sommer 2016 – 40 Grad, der heißeste Tag des Jahres und die Location hatte es „verpeilt“ Sonnenschirme zu organisieren. Ich also zum nächstmöglichem Restaurant und die schweren Sonnenschirme rüber gebuckelt. An dem Tag war ich durch!

Ich hoffe, ihr hattet Spaß beim lesen und nehmt die einen oder anderen Aspekte zur Buchung einer Hochzeitsplanerin mit!

Schreibt mir doch gern einmal bei Instagram, bei Facebook oder per Mail, was eure tollsten und schlimmsten Momente waren. Ich bin sehr gespannt, was andere Paare während ihrer Planung und der Hochzeit alles Gutes und Schlechtes widerfahren ist.

Werbung – wegen Markennennung

Du hast Wünsche, Anregungen oder möchtest mir sagen, wie du diesen Beitrag findest? Schreib mir.

Weitere Beiträge

Eure perfekte hochzeit

unverbindlich anfragen